Il calendario del dirigente

Partiamo da un esempio: Gli aerei della Cutter Airline non cadevano mai e non avevano incidenti, né guasti. Facevano trasporti dal Golfo Persico all’Asia del Sud e del Sud-Est. Le prestazioni di quegli aerei erano perfette perché Shaklin, il capo manutenzione, predicava un suo personale credo: La Nuova Manutenzione. Diceva sempre ai suoi tecnici, mussulmani: «I pastori pregano cinque volte al giorno; voi pregherete cinquecento volte, eseguendo meticolosamente ogni passo del programma di manutenzione». In pratica, Shaklin aveva inventato la qualità totale già nel 1951. Peccato che Shaklin non è mai esistito davvero, si tratta del personaggio di “Round the Bend”, un romanzo di Nevil Shute.

Il dirigente, come il manutentore, è sempre alla ricerca del METODO, cioè uno standard di riferimento per esser sicuro di non sbagliare e garantirsi che tutto proceda in modo impeccabile ma soprattutto indiscutibile da chi osserva.

Un risultato di perfezione come quello di Shaklin è già un sogno per chi è manager di professione, figurarsi quanto può esser ancor più difficoltoso per chi deve occuparsi della gestione di persone, attrezzature e mezzi, in maniera saltuaria e non continuativa. La necessità di garantirsi un reddito, fa sì che il dirigente sportivo lavori in altri ambiti per la maggior parte del tempo e debba risolvere i grossi compiti della squadra nei ritagli liberi e spesso serali, il che complica le comunicazioni con fornitori, consulenti o professionisti. Il dirigente di football, vive esattamente questa situazione.

Ora, senza aver la pretesa di risolvere aspetti organizzativi con un articoletto di poche righe, ritengo che più che un vero e proprio metodo, una leva che può alleggerire le fatiche esecutive quotidiane, possa essere la PREPARAZIONE agli eventi.

Molte situazioni capitano tra capo e collo quando meno te lo aspetti oppure ci si ritrova un evento incombente a causa di un mancato appunto; questa condizione è quella che genera ansie, blocchi reattivi, incapacità di risposta e soprattutto errori dovuti alla fretta di risolvere; tamponando le falle di una barca con dei fogli di carta. Una visione d’insieme di quanto potrà accadere nella stagione potrebbe dunque esserci di aiuto ad elaborare un’adeguata preparazione.

Quando scadenziamo un evento, non limitiamoci a segnare sull’agenda solo il giorno dell’evento stesso ma poniamo anche una nota a tre, a cinque, a dieci, a venti giorni da quel dato avvenimento, associando ad ognuna di quelle note, una check-list di cose che devono già esser approntare per quella data: contattare le autorità; invitare il sindaco; preparare la locandina; chiedere rilascio autorizzazione sanitaria per il ristoro … e così via.

L’elaborazione di questa attività di programmazione trova il suo naturale periodo di esecuzione nello stanco ed annoiato mese di agosto; calendario alla mano, si possono tracciare i periodi canonici di eventi consuetudinari, anche sotto l’ombrellone. La sera nel quale vi sentite più attivi, potete riportare il tutto su una maschera pre-determinata di excel che vi aiuterà, anche graficamente, ad avere una visione d’insieme della stagione in approssimarsi.

Piccolo inciso: gli eventi della società sportiva non sono solo le partite della squadra; sul nostro plan devono trovare posto tutti gli eventi che riguardano l’intera associazione, inserendovi i momenti formativi, le occasioni istituzionali, le partecipazioni alle riunioni federali e tutto ciò che concerne il rispetto di adempimenti (Consigli direttivi, presentazioni di bilancio, versamenti di quote federali). Solo avendo attenzione a questo insieme non incapperemo in improvvisate.

Andiamo sul concreto

Convenzionalmente consideriamo la nostra stagione dal primo settembre al 15 luglio dell’anno successivo; procuriamoci un calendario ed excel sul monitor dunque partiamo a riempire le caselle:

1. La prima colonna rappresenta la cronologia della stagione; una casella è il week-end, quella successiva è la settimana che va dal lunedì al venerdì; procedi cosi partendo dal primo week-end della stagione fino all’ultimo inserendo in ogni casella “dal … al”. Nel caso della stagione 2017 dovresti trovarti con la prima casella: “3 – 4 SET” ed in quella sottostante “5 – 9 SET”; quella successiva ancora “10 – 11 SET” e così via fino a giungere “15 – 16 LUG” che rappresenta l’ultimo week-end.
2. La seconda colonna la intitoliamo: “GESTIONALE”, qui posizioneremo tutti gli adempimenti, le scadenze e gli obblighi amministrativi, marcando nella casella in corrispondenza col periodo di consuetudine, la descrizione del tipo di adempimento; esempio: “Rinnovo Tesseramenti” o “Saldo affitto campo”.
3. La terza colonna sarà: “VINCOLANTI”, andiamo a posizionare le feste comandate, i patroni, le manifestazioni civiche ed eventuali eventi nazionali di spicco che possono generare elevato assenteismo nella società (periodo di Olimpiadi o Mondiali di calcio, feste quali San Valentino o Giornata delle Donne). In alcune realtà rurali dell’Italia è importante anche tracciare i vari periodi di semina, raccolta olive, grano e vendemmie in quanto attività determinanti per la presenza al campo degli atleti. Molto utile, se si hanno anche squadre Junior in società, è tracciare anche i periodi della propria località in cui si svolgo cresime e comunioni.

4. La quarta colonna avrà il nome: “RITUALI”, cioè eventi che riguardano la società con consuetudine; parliamo del periodo dei campionati, delle riunioni federali (le date sono sempre più o meno le stesse, atteniamoci all’anno precedente), finali oppure clinic e convention che avvengono con consuetudine nello stesso periodo dell’anno.
5. Andiamo con la quinta: “NOSTRI”, in questa colonna trovano posto gli appuntamenti societari. Andiamo a posizionare: 2 adunanze dei soci; 10 consigli direttivi (almeno uno al mese); 1 panettonata a dicembre e 1 grigliata a fine stagione; 2 seminari formativi per lo STAFF; 3 seminari formativi per i COACH (invitando esperti, coach di livello o arbitri esclusivamente per formazione interna); 2 seminari formativi per ATLETI (educativi e tecnici).
6. È il momento della sesta: “EVENTI”, qui metteremo tutti gli eventi che necessitano di cura nella preparazione; si intendono le partite dei vari campionati a cui la società partecipa (siccome ancora non abbiamo i week-end precisi ci atterremo all’anno precedente, ricordandoci di aggiornare una volta a conoscenza delle date); stabiliamo qui se vogliamo organizzare con la federazione 1 coach clinic, 1 corso arbitri, 1 camp atleti, nelle nostre strutture; fissiamo anche 2 seminari informativi cittadini, rivolti alla comunità dove vive la squadra (esperti che illustrano i valori dello sport o il mondo degli adolescenti attraverso lo sport); poniamo anche 1 serata di presentazione della stagione o raccolta fondi per il team; possiamo anche qui stabilire già eventuali 8 amichevoli (ott, nov, dic, mar, apr, mag, giu, lug) e 6 eventi di divulgazione, andando presso comuni, oratori e manifestazioni cittadine a mostrare il nostro sport (ott, nov, mar, apr, mag, giu).
7. Siamo giunti ora alla colonna principe del nostro elaborato: “ORGANIZZATIVO”; porremo qui la scansione di tutti i lavori preparatori ad ogni evento.

Prepariamoci 4 check-list: cose da fare la mattina dell’evento ed il giorno prima (lista 0), a cinque giorni (lista 1), a dieci (lista 2), a venti (lista 3). Gli eventi dovranno essere tutti numerati. In questa colonna, dunque tracceremo, in corrispondenza col la settimana o il week-end in cui cade quella determinata check-list, la dicitura del numero di lista relativa a quell’evento. Un esempio pratico: Abbiamo un amichevole in casa per domenica 2 ottobre che abbiamo numerato con la cifra 3; poniamo in colonna “ORGANIZZATIVO”, in corrispondenza della casella “1-2 OTT”, la dicitura CL.03 (lista 0 di evento 3); in corrispondenza di “26- 30 SET” porremo CL.13; in corrispondenza di “19-23 SET”, CL.23; in corrispondenza di “12-16 SET” invece CL.33.

Ecco dunque materializzarsi a video, l’intera architettura cronologica delle attività preparatorie e degli eventi ai quali dovrete andare incontro, visualizzando anche graficamente accavallamenti che potrebbero generarvi problemi e dunque intervenire spostando e posticipando. La colonna “ORGANIZZATIVO” sarà per voi lo strumento di controllo e verifica di tutte le attività annuali; infatti oltre alle check-list per gli eventi potreste generare anche liste di approntamento fondi per determinate scadenze, ponendovi degli “alert” a cinque o dieci giorni dagli adempimenti, magari capendo così anche quando è meglio porre la serata di raccolta fondi o fino a che limite attendere che lo sponsor vi accrediti il sostegno.

Il foglio è per sua natura dinamico, quindi deve esser aggiornato via via che giungono le conferme di date. Consiglio di salvare ogni volta ponendo la data nel nome file (es.: “SEASON17_160827.xls” [anno, mese, giorno]), così da avere l’immediatezza dell’ultimo aggiornamento svolto.

Senza voler esser megalomane, credo che una programmazione a tre anni possa esser l’ideale, tuttavia ognuno conosce profondamente la propria realtà e sa come meglio organizzarsi.

La preparazione è fondamentale per non trovarsi a disagio nel corso della stagione; porta via tempo ma non è tempo-perso bensì è investimento: nel momento dell’emergenza le risorse vengono utilizzate senza controllo perché è prioritario risolvere; se invece sappiamo, con buona approssimazione, quali saranno le spese a cui andremo incontro, potremo meglio gestire quel piccolo patrimonio che adoperiamo per il team, risparmiando od ottimizzando.

Non raggiungeremo mai la perfezione di Shaklin ma se il mese di agosto sarà produttivo, avremo una stagione con meno mal di testa da farci passare.

PAS